Comment entretenir sa base de données emailing ? #bonnespratiques

Vous avez une base de données d’adresses mail ? C’est parfait mais il faut l’entretenir afin que cette dernière reste efficace et surtout que les FAI continuent à distribuer vos mails dans les boites aux lettres de vos destinataires et non dans leurs spams ! Quelques conseils simples pour optimiser votre base de données emailing 😉

Vérifier l’existence des adresses mails.
Pour cela certains prestataires comme Smartfocus ou d’autres vous proposent des outils de vérification quotidienne ou mensuelle et vous retournent un rapport. Cela vous permet alors de faire le tri dans votre base de données et de ne conserver que les adresses mails valides. Il y a aussi des outils en ligne qui vous permettront d’effectuer ces vérifications ( une simple recherche « vérification d’adresse mail » sur google vous permettra de trouver votre bonheur).
Ces vérifications vous permettront d’éviter les retours de mail en « hard bounce » ou en « soft bounce ».
Le hard bounce est un email qui n’est pas arrivé à destination pour motif de refus permanent (adresse inexistante, mauvaise orthographe ou encore compte utilisateur désactivé).
Le soft bounce est un email qui n’est pas arrivé à destination pour motif de refus temporaire (boîte pleine, problème de connexion au serveur, filtrage mis en place par l’utilisateur).
N’oubliez pas non plus de supprimer les doublons. Si votre outil d’envoi de mail ne possède pas la fonction « dédoublonner », une même personne pourrait recevoir deux ou trois fois le même mail (ce qui n’est pas bien vu du tout) !

Qualifier sa base de données.
C’est à dire obtenir plus d’information sur vos contacts déjà présents dans votre base de données. Si vous souhaitez pouvoir personnaliser au maximum vos mails en rapport avec votre base de données, il est indispensable que vous cherchiez à récupérer un maximum d’informations sur les contacts qui la constituent. Bien entendu celles-ci devront être adaptées à vos produits ou services.
Il n’est par exemple pas nécessaire de connaître la couleur préférée de vos contacts si vous vendez des services de secrétariat. Il est aussi important d’anticiper vos campagnes pour récupérer les bonnes informations qui seront nécessaires au moment venu. Vous n’allez pas chercher à savoir le comportement de vos contacts en terme d’achats de noël en décembre… Cela serait une pure perte de temps ou alors vous préparez très à l’avance vos campagnes pour noël 2015 😉
Pour qualifier votre base de données, vous avez de nombreux outils à votre disposition. Les sondages, les questionnaires en ligne sont par exemples très pertinents. Vous pouvez aussi poser une question simple dans un mail de temps en temps sur un produit ou un service. Par la suite, cela vous permettra facilement d’interpréter les réponses en terme de comportement d’achats vis à vis de ce type de produit par exemple. Enfin, cela peut être un appel téléphonique auprès de vos contacts sous la forme d’une enquête. Bref, utilisez tout ce qui vous semble bon pour qualifier au mieux votre base de données, et celle-ci deviendra un support de vente indispensable.

Enrichir sa base de données.
Surtout ne pas s’asseoir sur ses lauriers et toujours chercher à enrichir votre base de données. En effet, les contacts que vous avez depuis un an par exemple seront beaucoup moins efficaces (dans l’ensemble) que ceux que vous avez depuis deux mois. Vous avez à votre disposition trois grands axes pour enrichir votre base de données.
L’axe « in real life » : Pensez à emporter avec vous des « fiches questionnaires » que vous distribuerez et récupérerez lors de vos présences sur des salons, des forums, des rencontres, des petits déjeuners professionnels, bref dans vos différents déplacements où vous êtes susceptibles de rencontrer des contacts en adéquation avec votre base de données.
L’axe « in virtual life » : Mettez en place des concours sur facebook, twitter ou votre site web. Cela vous permettra de rapidement récupérer des données pertinentes pour votre base de données. Il est aussi important de faire des recherches sur le web – en particulier sur des groupes traitant d’un sujet qui correspond à votre activité – et de chercher à rentrer en contact avec les personnes qui participent.
L’axe « téléphonique » : Lorsque vous (ou vos salariés) êtes en contact avec un client, cherchez toujours à en savoir un peu plus sur lui. Ayez toujours sous la main un petit mémo des informations importantes à connaître sur un contact et prenez quelques instants pour demander simplement à votre client d’en dire un peu plus sur lui.
En cumulant ces trois axes, vous arriverez très rapidement (avec un peu de traitement tout de même) à obtenir une base de données riches d’informations qui vous permettra d’être toujours au plus près des attentes de vos contacts dans vos mails.

Provoquer l’ouverture des mails grâce à des objets attrayants. 
Un FAI distribuera plus facilement des mails à une personne qui a déjà ouvert ou ouvre régulièrement un mail de votre part plutôt que l’inverse. Si vous constatez que seulement 30% à 40% votre base de données ouvre régulièrement vos mails, il faut absolument réagir rapidement. En effet les prestataires d’emailing regardent de très près la qualité de votre base de données et peuvent vous pénaliser en vous octroyant un « canal de distribution moins reconnu ». Ceci pour réserver les « bons tuyaux » aux clients qui ont des bases de données très réactives et ainsi « aller dans le sens » des FAI en terme de qualité de distribution.
Pensez donc à mettre en place un mail récurrent qui n’aura pour seul objectif que de faire ouvrir ce dernier. Choisissez par exemple un objet du type « Très important » ou encore « Dernier rappel », etc… et associez au mail une image avec très peu de texte de manière à « obliger » le destinataire à ouvrir le mail. De cette manière votre contact « inactif » deviendra contact « actif » dans votre base de données.

Faire des mails adaptés à différentes cibles.
Tous les contacts présents au sein de votre base de données n’ont certainement pas le même profil. Il est donc nécessaire de créer des mails qui vont correspondre aux différents profils utilisateurs présents dans votre base de données. Cela peut paraître long à faire mais je vous assure que cela vous permettra d’utiliser au maximum de ses possibilités votre base. Grâce à ces personnalisations vous soignerez le taux de réactivité et donc augmenterez les chances futures d’une distribution efficace à tous vos contacts.

Ces différentes tâches devront se faire régulièrement voire quotidiennement pour ne pas être submergé si vous enrichissez votre base de données rapidement. Grâce à ce travail – parfois fastidieux – vous pourrez communiquer sereinement et vous consacrer à la création de mails pertinents sans crainte qu’ils ne soient pas ouverts/lus pour cause de classement vertical en spam par le FAI du destinataire. Vous avez d’autres conseils, n’hésitez pas à commenter 🙂

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